Veranstaltungssoftware
Unter Veranstaltungssoftware verstehen wir eine Software, mit der Sie Seminare, Kongresse und Messen verwalten können.
Seminar
Ein Seminar ist dabei für uns eine Veranstaltung mit
- einem oder mehreren Referenten, die ein Honorar erhalten oder aber die Veranstaltung mit einem Zuschuss sponsoren, was beides abgerechnet werden muss
- einem Veranstaltungsort (der zu reservieren und auch zu bezahlen ist)
- beliebigen sonstigen Ressourcen (Beamer, Flip-Chart etc.) und Catering
Hierfür ist Projektmanagement zu machen, d.h. eine Budget- und eine Terminplanung, sowie die Koordination aller Tätigkeiten. Weiterhin muss natürlich eine Abrechnung laufen und eine ständige Budget- und Terminüberwachung.
Für den oder die Referenten und Teilnehmer ist eine Reiseplanung zu machen, sind Anfahrten und Unterbringung zu organisieren (wobei Reisekosten anfallen, die ggfs. Weiter zu berechnen sind). Weiterhin sind für alle Personen Namensschilder zu drucken und Rechnungen zu erstellen.
Weiterhin werden im Seminar vielleicht auch noch vor Ort (oder einige Wochen nach der Veranstaltung) Fachbücher, CDs, Loseblattwerke oder ähnliches aus Ihrem Verlag zu regulären oder zu Sonderpreisen an die Teilnehmer verkauft. Dafür muss vor Ort Bargeld verwaltet werden, aber auch eine Kreditkartenabrechnung möglich sein.
Dies ist für uns ein Seminar.
Kongress
Ein Kongress ist für uns eine Kombination von Seminaren, die ein- oder mehrzügig angeboten werden. Wenn die Seminare "einzügig" angeboten werden, dann laufen sie sequentiell hintereinander ab. Wenn sie "mehrzügig" organisiert sind, dann laufen mehrere Seminarreihen parallel zu einander ab.
Spannend sind an dieser Stelle dann die Teilnahmegebühren. Prinzipiell können Teilnehmer bei uns dann den ganzen Kongress, einen ganzen Seminar-"Zug" oder Seminar-"Blöcke" bis hin zu einzelnen Seminaren buchen. Wenn dieses wahlweise Buchen genutzt wird, werden vor Ort natürlich Teilnehmerlisten benötigt, um zu prüfen, wer was gebucht und bezahlt hat. Und natürlich erhält jeder Teilnehmer beim Check-In seinen persönlichen Terminkalender.
Ein Kongress hat für uns nicht nur Referenten und Teilnehmer, sondern auch Sponsoren. Die Sponsoren haben in der Regel Stände im Foyer des Kongresszentrums und dürfen Veranstaltungen (z.B. ein abendliches Gala-Dinner) "kostenlos" besuchen. Dafür bezahlen Sie Sponsoring-Zuschüsse, Anzeigen, Standgebühren, Standmöbel, Hostessen, Strom, Wasser, Catering und was sie sonst so brauchen.
Auch dies ist natürlich alles zu koordinieren - aber das Projektmanagement unterscheidet sich von dem des Seminars nur dadurch, dass alles komplexer und aufwendiger ist.
Messe
Auf einer Messe gibt es dagegen eigentlich nur noch Stände (in Hallen, in denen Standplätze zu verwalten sind) und nur noch ein bisschen Seminar-"Rahmenprogramm": Eine Rede zur Messeeröffnung, einige Workshops, die Referenten oder Sponsoren anbieten, oder ähnliches.
Aber natürlich hat es die Standverwaltung in sich und es sind Scharen von meistens anonymen Teilnehmern zu verwalten. Teilnahmegebühren werden nun kaum noch im voraus gezahlt, sondern bar oder mit Kreditkarte an den Eingängen. Internet-Auftritte und Messekataloge müssen mit Daten der Stände und Aussteller versorgt werden usw.
Mit unserer Software wird die zweijährlich stattfindende, weltgrößte Farben- und Lackmesse (Coatings) in Amsterdam organisiert.