Abonnement Software - knkVerlag

Die vollständig intergiertre Verwaltung von Abonnements und Standing Orders

In unserer Software unterscheiden wir Abonnement und Standing Order. Dabei ist ein Abo aus unserer Sicht ein zeitraumbezogener Vertrag, bei dem Rechnung und Lieferung i.d.R. auseinanderfallen (z.B. jährliche Rechnung, monatliche Belieferung). Eine klassische Standing Order ist dagegen eher eine Art Dauer-Bitte des Kunden um Aktualisierungs- oder Ergänzungslieferungen (genauer: eine „invitatio ad offerendum“), bei der die jeweilige Lieferung sofort bei Lieferung berechnet wird und der eigentliche Vertrag erst zustande kommt, wenn der Kunde die Lieferung annimmt.

Sowohl ein Abo, als auch eine Standing Order kann bei uns unregelmäßig beliefert werden – so wie es überhaupt in jeder dieser Grundformen zig Sonderformen gibt, die wir abbilden.

Typischerweise findet sich das klassische Abo im Zeitschriftenbereich und die klassische Standing Order im Buchbereich. Doch ist es in unserer Software im Grunde egal, welchen Medientyp Sie über welche Vertragsform ausliefern möchten. Bei uns ist die Kernfrage: Wird jede Belieferung sofort berechnet (=Standing Order) oder nicht (=Abo)?

Eine typische Sonderform ist ein Loseblattwerk, das wir sowohl als Abo, als auch als Standing Order lösen – meistens aber als Standing Order.

Da beim Abo Belieferung und Rechnung auseinanderfallen, gibt es bei uns hier noch eine Erlösabgrenzungsfunktion, die den berechneten Erlös auf die zugehörigen Buchhaltungsperioden (z.B. Monate) „quotelt“, in der die Belieferungen auch wirklich erfolgt sind. Auch kann zwischen Soll- und Ist-Besteuerung bei der Mehrwertsteuer gewählt werden.

Wenn eine neues Heft einer Zeitschrift, die über Abo läuft, zur Belieferung ansteht, werden alle Abo-Verträge auf Gültigkeit, Zahlung usw. geprüft und ein entsprechender Liefervorschlag gemacht. Wenn Abo-Verträge eine Liefersperre o.ä. aufweisen, protokollieren wir die Liefersperre als solche und den Grund der Liefersperre im Lieferprotokoll des Vertrages, damit man bei Kundenrückfragen schnell Auskunft geben kann, warum der Kunde das Heft noch nicht erhalten hat. Wenn der Kunde dann zwischenzeitlich bezahlt, kann das Heft entweder sofort oder aber mit dem nächsten Heft zusammen nachgeliefert werden – ggfs. unter Berechnung erhöhter Portokosten, wenn gewünscht. Dennoch bleibt der Umstand, dass das Heft zunächst wegen der Liefersperre nicht ausgeliefert worden ist, in der Historie vermerkt, damit man den Grund der „Lieferverzögerung“ auch weiterhin nachvollziehen kann.

Ist der Liefervorschlag aus den Aboverträgen nun erstellt, kann dies um den Streu- und Wechselversand ergänzt werden, für den eine entsprechende Zielgruppe komfortabel nach allen Marketingkriterien werden kann. Hat man dann die Gesamtvorschlagsliste aller Lieferungen fertig, erfolgt – je nach Versandweg – nun z.B. die Bündelung (ZEBU) und – je nachdem, ob in- oder outgesourced – der Druck von Cashire-Etiketten oder die Übergabe einer Adressliste per Schnittstelle an den Lettershop bzw. andere externe Dienstleister (z.B. Ihre Druckerei).

Als wichtigste Besonderheiten sind nun noch Kombi-Abos (Vertrag über mehrere Objekte hinweg, ggfs. mit Kombinations-Sonderpreis), zeitbezogene Mengenänderungen, Verbandsabos (i.d.R. mit Sonderkonditionen, ggfs. auch in Mitgliedsbeitrag enthalten), unregelmäßige Belieferung, abweichende Lieferadressen (ggfs. auch zeitraumbezogen, z.B. Urlaubsadresse), Rumpf- und Rest-Faktura (u.a. abhängig von der Frage, ob Sie alle Abos nur einmal im Jahr, z.B. im Januar berechnen, oder ob Sie jedes Abo mit seinem eigenen Rhythmus berechnen und dadurch einen relativ gleichmäßigen Zahlungsstrom über das Jahr erhalten), Kündigung und Kulanzgutschrift, Telemarketing-Rückgewinnung, Schnellerfassung, Remissionsrechteverwaltung, Buchhandels-Abos (oder allgemeiner: Abwicklung von Abo-Verträgen über einen indirekten Vertriebskanal) sowie WBZ-Anbindung und –Provisionen zu erwähnen.

Bleiben da noch Wünsche offen?